估算项目的终极指南：如何使用时间跟踪（和经验）来设置更好的估算

在做项目评估的时候，是否有过这样一种情况：原本需要7小时就能完成的任务，自己却只估了2小时。尽管原本估工时的时候是从提高工作效率这样一个角度出发的，但实际上工时出现如此大的偏差，也是一件令人挫败的事情。

一、为什么正确估算一个项目如此困难？

显然，估算的前提需要与相关人进行接触。但人类很容易受到偏见和认知偏差的影响，包括在规划未来的时候。我们将在项目评估时出现的偏差称为计划谬误。

计划谬误是我们在估计完成意向任务需要多长时间时过于乐观的倾向。换句话说，我们估算的工时几乎都比实际花费的时间要少。

根据计划谬误提出者Daniel Kahneman 和 Amos Tversky 的说法，计划谬误之所以发生，是因为我们忽视了一些以往类似任务的经验，而代之以对任务的过于乐观的估算（尽管这种情况多么离奇）。

可以这样想：你的任务是为公司寻找一个新的零部件供应商。这看起来是一个非常简单的任务，并且你已经做过很多次了。如果所有潜在的供应商都在其网站上提供了你所需的信息，那么评估每个供应商的时间不应超过几分钟。为安全起见，请将其加倍，你就可以轻松地在午餐前完成任务甚至还有时间盈余。

但实际情况是这样的：大约一半的供应商网站上找不到需要的信息，结果原本只需浏览网站的轻松早晨变成了填写表格并查找联系方式的一天。当你最终设法找到供应商的联系方式时，还要花很多时间才能找到交接人。这样，一个原本估计用时四小时的任务却持续进行了一星期。

计划谬误不仅会影响项目时间表，它还可能导致预算和资源超支，或者无法兑现承诺的绩效和收益。

要了解如何避免计划谬误并能够正确地估计项目，需要将流程分解：

将这一整个估算模型应用到网站重新设计中，结果如下所示：

虽然这个模型不能准确地告诉你你的估计应该是多少，但它确实给了你一个框架来帮助你思考。

这只是一个开始。但是要想正确估算，我们就需要更深入地研究。

项目规划和估算应始终以人而不是数字为起点。这就意味着，当你开始估算项目时，就不能躲在塔中。你需要了解你的团队，和他们一起工作，确切地了解日常工作都会涉及到什么。你需要团队合作中获取你想要知道的知识。

对团队中的成员、每个人的工作和工作流程了解得越多，你就可以越准确地估算他们工时。如果你有不确定的地方，不要怕问你的团队。作为一个项目经理，你不需要知道所有的事情——事实上，准备好问问题并向团队中的其他人学习，这将使你在做出准确的评估方面做得更好。

无论是什么管理流程，首先你要做到了解这个过程在公司中是如何运作的。从书中可以学到一些东西，但是通过观察团队的实际过程，可以学到更多。你的团队使用流程的方式很可能有自己独特的怪癖，理解这些怪癖将帮助你做出更准确的评估。

如果在没有特定项目管理流程的团队中工作，那么理解团队如何计划项目就更重要了。即使是一个经常变化的计划，你也需要知道现在的项目是如何执行的，然后才能估算将来的项目。

对未来项目进行准确估算的最佳方法就是查看过去类似的项目经验。

如果你过去写季度报告每次平均要花4 个小时，那么下一次很可能也要花 4 个小时。对于你遇到的任何问题也是如此——如果过去是问题，将来也可能是问题。但是还要注意计划谬误，我们经常会忽略以往项目的经验教训，认为那些问题不太可能出现，或根本不重要。

为了克服这个问题，你需要有一些关于你过去项目的可靠数据。如果你仔细地记录了完成一项任务所花费的时间，那么它就会变成事实，而不是意见。如果你对出现的障碍保持跟踪，那么它们在未来就很难被忽视。

如果你要对一个项目进行估算，你就需要知道你计划实现的目标。当然，没有人会在完全不了解预期结果的情况下创建一个项目。

尽管如此，为了获得最佳效果，你需要的不仅是对实现的目标有个大致了解——你需要有一个清晰的图像。这就是计划去纽约旅行和计划去帝国大厦楼顶旅行的区别，一个是笼统的想法，没有明确的结果，另一个是详细的计划。

一旦知道了完成目标后，就可以开始计划路线了。这就意味着要把项目的每个部分分解成详细的任务，一步一步地执行这一指令。

不管你的项目有多复杂，它都可以分解成更小的独立任务。简单的项目意味着更少的步骤，而更复杂的项目意味着需要采取更多的步骤。无论哪种方式，将任务分解开会使项目的完成变得容易，也会使每一任务估算变得容易得多。

无论我们的经验如何，要记住，准确估算项目是需要时间的。通过从那些计划谬误中吸取教训，我们就可以减少估算工时的时间，并继续进行更有意义的工作。